Fahrzeugkosten und Gutschriften

Direkte Kosten und Gutschriften werden in der Fahrzeugakte erfasst. Positionen einer Fremd- oder E‑Rechnung verwenden denselben Kostenbestand, werden aber im Rechnungsworkflow bearbeitet. Nur gebuchte Positionen fließen in Kostenanalyse, TCO-Datengrundlage und Berichte ein.

Kostenart und Lieferant vorbereiten

Pflegen Sie unter Finanzen > Kostenarten einen eindeutigen Code, eine Bezeichnung und die fachliche Zuordnung. Wiederkehrende fixe Kosten sind beispielsweise Leasing, Versicherung und Steuer; Kraftstoff, Reparatur oder Maut sind typischerweise variabel. Lieferantenstammdaten werden für direkte Positionen nur benötigt, wenn ein Fremdbeleg zugeordnet wird.

Kosten oder Gutschrift erfassen

1. Öffnen Sie Fuhrpark > Fahrzeuge, anschließend die Fahrzeugakte und den Tab Kosten/Gutschriften.
2. Wählen Sie Neu.
3. Prüfen Sie Fahrzeug und Kostenart und wählen Sie als Typ Kosten oder Gutschrift.
4. Erfassen Sie Bezeichnung, Gültig von/bis, Belegdatum, Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und bei Bedarf eine Bemerkung.
5. Aktivieren Sie Variabel, wenn der Betrag vollständig dem Belegdatum zugeordnet werden soll. Deaktivieren Sie die Option für taggenau über den Gültigkeitszeitraum zu verteilende Fixkosten.
6. Speichern Sie den Entwurf.

Abbildung: Pflicht- und Berechnungsfelder einer direkten Kosten- oder Gutschriftposition.

Netto und Umsatzsteuer werden centgenau gespeichert; Brutto wird daraus berechnet. Null Prozent Umsatzsteuer ist zulässig. Bei fixen Kosten müssen Anfang und Ende vollständig und in richtiger Reihenfolge vorliegen. Fremdrechnungspositionen übernehmen ihre Beleg- und Gültigkeitsdaten aus dem Rechnungskopf und sind variabel.

Bearbeiten, prüfen und buchen

Ein direkter Entwurf kann bearbeitet und um einen Originalbeleg ergänzt werden. Prüfen kontrolliert Pflichtfelder, Zeiträume, Beträge und Beleganforderungen. Danach versetzt Buchen die Position in den unveränderlichen Istbestand. Die Schaltflächen werden nach Status und Berechtigung aktiviert.

Gebuchte Positionen werden nicht überschrieben oder gelöscht. Stornieren erzeugt eine verknüpfte Gegenbuchung mit Pflichtgrund. Eine fachliche Gutschrift wird als eigener Typ erfasst und vermindert die Kosten. Dadurch bleiben ursprüngliche Buchung, Korrektur und Benutzer im Audit nachvollziehbar.

Zeitliche Wirkung in der Kostenanalyse

• Variable Kosten und Gutschriften wirken vollständig am Belegdatum.
• Fixe Kosten werden taggenau über den Gültigkeitszeitraum verteilt.
• Rechnungs- und Gutschriftvorzeichen werden in Summen, Vergleichen und Kosten/km berücksichtigt.
• Eine stornierte Buchung und ihre gebuchte Gegenbuchung saldieren sich auf null, bleiben aber als vorhandene Buchungsbasis sichtbar.
• Entwürfe und lediglich geprüfte Positionen werden nicht ausgewertet.

Originalbelege und Berechtigungen

Beleg hinzufügen legt das Original zuerst im lokalen Finanzarchiv ab, liest es zurück und prüft den SHA-256-Wert. Ein externes Backup ist nachgelagert und blockiert die Fachfunktion nicht. Bei Papier-Scans ist zusätzlich eine organisatorische Verfahrensregel für ersetzendes Scannen erforderlich.

Lesen benötigt finance.read, Bearbeiten finance.manage, Prüfen finance.verify und Buchen oder Stornieren finance.book.

Typische Fehler

Problem	Korrektur
Fixkosten erscheinen als Datenwarnung	Vollständigen, nicht umgekehrten Gültigkeitszeitraum erfassen.
Bearbeiten ist deaktiviert	Nur direkte Entwürfe sind bearbeitbar; Rechnungsposition in der Fremdrechnung öffnen.
Position fehlt in der Analyse	Status Gebucht, Zeitraum und Filter prüfen.
Falsche Periode	Bei variablen Kosten Belegdatum, bei fixen Kosten Gültigkeitszeitraum korrigieren.