Fremdrechnungen

Eine Fremdrechnung wird per Doppelklick als eigener Arbeitstab geöffnet. Die Statuszeile zeigt Workflow, Gültigkeit, lokalen Beleg- und Exportstatus sowie Gesamt netto/brutto, Splitbetrag und Differenz. Grün bedeutet centgenauen Ausgleich; Rot blockiert die Prüfung.

Rechnungskopf und Lieferant

Legen Sie unter Fuhrpark > Fremdrechnungen > Neu den Lieferanten, Dokumentart, Belegnummer und -datum, Liefer-/Gültigkeitszeitraum, Zahlungsziel, Netto und Steuer an. Bei Gutschrift oder Storno wählen Sie zusätzlich den Bezug zur Ursprungsrechnung. Umgekehrte Zeiträume und widersprüchliche Summen werden abgewiesen.

Der Tab Lieferant zeigt die zum Beleg verwendeten Stamm- und E‑Rechnungskennungen. Änderungen erfolgen im Lieferantenstamm und verändern keine bereits gebuchte Rechnung rückwirkend.

Positionen

Jede Position gehört genau einem Fahrzeug und einer Kostenart. Belegdatum, Gültig von/bis und Variabel werden aus dem Rechnungskopf übernommen und sind gesperrt. Kosten erhöhen, Gutschriften vermindern den Splitbetrag. Die Summe aller Positionen muss das Rechnungsbrutto centgenau erreichen.

Originalbelege

Originalbeleg hinzufügen schreibt die Datei zuerst atomar in das lokale Finanzarchiv, liest sie zurück und verifiziert SHA-256. Erst der Status Lokal verifiziert schaltet Prüfung, Buchung, Vorschau und Export frei. Belege jetzt sichern repliziert offene Objekte optional auf das konfigurierte Backupziel; ein fehlendes externes Backup blockiert den Workflow nicht. Vorschauen verwenden eine temporäre Kopie.

E‑Rechnung

Bei einem strukturierten Import zeigt dieser Tab Syntax, Profil, Validator, Fehler/Warnungen und alle Quellzeilen samt Anzahl ihrer Zuordnungen. Original, strukturiertes XML und KoSIT-Bericht bleiben als getrennte, verifizierte Dokumentrollen erhalten. Der geführte Import ist in E‑Rechnung und XRechnung importieren beschrieben.

Prüfen, buchen und korrigieren

1. Kopf und Positionen im Status Entwurf vollständig erfassen.
2. Mindestens einen erforderlichen Originalbeleg lokal verifizieren.
3. Differenz auf 0,00 bringen und Prüfen.
4. Mit finance.book unveränderlich Buchen.
5. Optional per FiBu-REST oder CSV/ZIP exportieren.

Gebuchte Datensätze werden nicht bearbeitet oder gelöscht. Stornieren erzeugt eine Gegenbuchung mit Pflichtgrund; eine verknüpfte Gutschrift bildet eine fachliche Korrektur ab. Beide Wege bewahren den Ursprung und wirken mit korrektem Vorzeichen in der Kostenanalyse.

Exporthistorie und Audit

Nur gebuchte oder stornierte Rechnungen dürfen exportiert werden. Idempotenzschlüssel verhindern Doppelübergaben; externe ID, Zeitpunkt und Fehler bleiben für Wiederholung sichtbar.

Erfassung, Änderung, Prüfung, Buchung, Storno, Belegverifikation und Export werden protokolliert. Reine Navigation und Vorschau erzeugen keinen Eintrag. Lesen benötigt finance.read, Bearbeiten finance.manage, Prüfen finance.verify, Buchen finance.book und Export finance.export; einzelne Pro-Adapter benötigen zusätzlich die zugehörige Lizenzfunktion.

Fehlerbehebung

Zustand	Maßnahme
Prüfen deaktiviert	Lokalen Belegstatus und Differenz prüfen; E‑Rechnungszeilen müssen vollständig zugeordnet sein.
Differenz ist rot	Positionsbeträge, Vorzeichen und Rundungsreste korrigieren.
Beleg-Backup fehlgeschlagen	Lokales Original bleibt nutzbar; Backupziel korrigieren und Belege jetzt sichern wiederholen.
Gebuchte Rechnung ist gesperrt	Storno oder verknüpfte Gutschrift anlegen, nicht den Ursprung überschreiben.